Le CDG 66 vous propose ses compétences en matière de gestion des archives depuis 2007.
Cette mission peut être réalisée dans toute collectivité affiliée ou non, du département.
Rappels réglementaires
Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leurs date, lieu de conservation, forme et support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé ; dans l’exercice de leur activité. (loi n°2008-696 du 15 juillet 2008).
Responsabilités et obligations
- Le Maire est responsable au civil et au pénal de l’ensemble des archives et doit les conserver pour la gestion des affaires communales, pour la justification des droits des administrés, pour la sauvegarde de la mémoire et du patrimoine communal.
- La commune est propriétaire de ses archives et doit en assurer les frais de conservation. Il s’agit d’une dépense obligatoire ( L2321-2 du Code général des collectivités territoriales)
- A l’occasion des élections municipales et du renouvellement des municipalités qui s’en suit, le Maire est tenu d’établir un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune, auquel est annexé un récolement sommaire ou détaillé, même dans le cas où le Maire sortant est réélu. Dans le dernier cas, il signe à la fois en tant que Maire sortant et en tant que Maire nouvellement élu.
Les éliminations d’archives
- Selon la loi sur les archives du 15 juillet 2008, il est obligatoire, avant toute élimination d’archives publiques, d’obtenir le double visa de l’autorité compétente et du Conservateur des Archives Départementales (AD). Ainsi, après la rédaction d’un bordereau d’élimination et sa validation par le Maire et la Directrice des AD, en tant que titulaire de la délégation préfectorale du contrôle scientifique et technique des archives publiques, la destruction physique des documents peut être opérée. Cette opération doit être confidentielle et réalisée par une entreprise spécialisée.
Les missions
Afin d’assurer la gestion de vos archives de manière cohérente et fonctionnelle, dans le respect de la réglementation, le CDG propose selon vos besoins :
- Le traitement du fonds d’archives : résorption de l’arriéré, tri, élimination, classement, inventaire et rédaction de bordereaux de versement
- Des conseils en matière de conservation : aménagement de local, prévention des sinistres, surveillance des agents de détérioration, conditionnement des documents.
- La sensibilisation des agents à la gestion de leurs archives.
Les interventions sont très variables, dans leurs durées comme dans leurs contenus, afin de s’adapter aux demandes et aux besoins des collectivités en matière d’archivage et peuvent être effectuées sur plusieurs exercices budgétaires.
Les modalités d’intervention
Afin de répondre aux besoins de la collectivité, l’archiviste itinérante du CDG effectue une visite préalable des locaux d’archives donnant lieu à un compte-rendu faisant un état des lieux des archives, de leurs conditions de conservation ainsi qu’une estimation du temps de travail.
Cette visite fait office d’établissement du devis (voir infra « coût du service »).
Vous pouvez contacter l’archiviste, Armelle THOMAS au 06.76.75.18.37 ou par courriel à l’adresse suivante : a.thomas@cdg66.fr
En cas d’accord avec la convention de prestation proposée par le CDG, une délibération de principe de la collectivité doit être prise en assemblée délibérante afin de prendre rang dans le calendrier d’intervention de l’archiviste.
Coût du service :
- Pour les collectivités et établissements publics affiliés : 250 euros par jour (7 heures) de mise à disposition de l’archiviste + 75 euros pour l’établissement d’un devis.
- Pour les collectivités et établissements publics non affiliés : 350 euros par jour (7 heures) de mise à disposition de l’archiviste + 150 euros pour l’établissement d’un devis.
Fiches pratiques
Réalisées par un groupe de travail initié par l’Association Nationale des Directeurs des Centres de Gestion (ANDCDG), qui a réuni des archivistes itinérants de plusieurs CDG, dont l’archiviste du CDG 66, sous la conduite de la Directrice Générale du CDG 13 Sakina LARBI, ces fiches proposent d’accompagner les élus et les agents publics dans une gestion adaptée de leurs archives, au plus près des réalités qu’ils rencontrent.
